Los errores en las hojas de cálculo no son sólo frustrantes inconvenientes personales. Pueden tener graves consecuencias. Y tan sólo en los últimos años ha habido una gran cantidad de historias de terror sobre las hojas de cálculo.
En agosto de 2023, el Servicio de Policía de Irlanda del Norte se disculpó por una violación de datos de “proporciones monumentales” cuando una hoja de cálculo que contenía estadísticas sobre el número de agentes de policía que tenía y su rango se compartió en línea en respuesta a una solicitud de libertad de información.
Había una segunda pestaña olvidada en la hoja de cálculo que contenía los datos personales de 10.000 policías de servicio.
A serie de errores en la hoja de cálculo detuvo la contratación de anestesistas en formación en Gales a finales de 2021. La Oficina Nacional de Contratación de Anestésicos (ANRO), el organismo responsable de su selección y contratación, dijo a todos los solicitantes de puestos en Gales que eran “innombrables”, aunque algunos de ellos lograron las puntuaciones más altas en las entrevistas.
La culpa recayó en el proceso de consolidación de los datos de las entrevistas. Las hojas de cálculo de diferentes áreas carecían de estandarización en cuanto a formato, convenciones de nomenclatura y estructura general. Para empeorar las cosas, los datos se copiaban y pegaban manualmente entre varias hojas de cálculo, un proceso que requería mucho tiempo y era propenso a errores.
ANRO sólo descubrió el error cuando los candidatos rechazados cuestionaron sus cartas de renuncia. El hecho de que ningún candidato pareciera aceptable para los puestos galeses debería haber sido una señal de advertencia. Aparentemente no se aplicaron pruebas ni validaciones a la hoja de cálculo crucial, un paso simple que podría haber evitado este error crítico.
En 2021, Crypto.com, un proveedor de criptomonedas en línea, transferido accidentalmente $10,5 millones (£8,3 millones) en lugar de $100 en la cuenta de un cliente australiano debido a que se ingresó un número incorrecto en una hoja de cálculo.
El empleado que procesó el reembolso del cliente australiano ingresó incorrectamente su número de cuenta bancaria en el campo de reembolso de una hoja de cálculo. Pasaron siete meses antes de que se detectara el error. El destinatario intentó huir a Malasia, pero fue detenido en un aeropuerto australiano mientras transportaba una gran cantidad de dinero en efectivo.
En 2022, Íslandsbanki, un banco estatal islandés, vendió una parte de sus acciones que estaban muy infravaloradas debido a una error de hoja de cálculo. Al consolidar activos de diferentes hojas de cálculo, los datos de la hoja de cálculo no se “limpiaron” ni se formatearon correctamente. Posteriormente, las acciones del banco fueron infravaloradas en hasta 16 millones de libras esterlinas.
El turbio tema de la TI corporativa
Lo anterior es sólo una fracción de los errores en las hojas de cálculo que muchas organizaciones cometen habitualmente.
Las hojas de cálculo plantean riesgos desconocidos en forma de errores, violaciones de la privacidad, secretos comerciales y violaciones del cumplimiento. Sin embargo, también son fundamentales para la forma en que muchas organizaciones toman sus decisiones. Por este motivo, han sido descrito por los expertos como la “materia oscura” de la TI corporativa.
Industria estudios muestran que el 90% de las hojas de cálculo que contienen más de 150 filas tienen al menos un error grave.
Esto es comprensible porque los errores en las hojas de cálculo son fáciles de cometer pero difíciles de detectar. Mi propia investigación demostró que inspeccionar el código de las hojas de cálculo es la forma más eficaz de depurarlos, pero este enfoque sólo detecta entre el 60 y el 80 por ciento de todos los errores.
El atractivo de las hojas de cálculo no sólo existe en el mundo financiero. Son indispensables en Ingeniería, Ciencia de los datose incluso en enviando robots a Marte. La clave de su éxito es su flexibilidad.
El software de hoja de cálculo evoluciona constantemente y hay más funciones disponibles que aumentan su atractivo. Por ejemplo, ahora puedes automatizar muchas tareas en Excel (el software de hoja de cálculo más popular) utilizando scripts de Python.
Pero dados todos los problemas mencionados anteriormente, ¿no es hora de dejar de lado Excel y otros programas de hojas de cálculo en favor de algo más confiable?
Error humano
La causa subyacente de estos problemas con las hojas de cálculo no es el software, sino el error humano.
El problema es que la mayoría de los usuarios no ven la necesidad de planificar o probar su trabajo. La mayoría de los usuarios para describir El primer paso para crear una nueva hoja de cálculo es simplemente ir directamente e ingresar números o códigos directamente.
Muchos de nosotros no creemos que las hojas de cálculo merezcan una consideración seria. Esto significa que nos convertimos suficiente y asumir que no hay necesidad de probar, validar o verificar nuestro trabajo.
Buscar La evaluación de la “carga cognitiva”, la cantidad de esfuerzo mental requerido para una tarea, muestra que construir hojas de cálculo complejas requiere tanta concentración como la que un médico general hace un diagnóstico. Esta intensa tensión mental aumenta la probabilidad de cometer errores. Pero los médicos de cabecera estudian su profesión durante muchos años antes de obtener el título, mientras que la mayoría de los usuarios de hojas de cálculo autodidacta.
Para romper el ciclo de errores repetidos en las hojas de cálculo, hay varias cosas que las organizaciones pueden hacer. En primer lugar, la introducción de la normalización ayudaría a minimizar la confusión y los errores. Por ejemplo, esto significaría formato, convenciones de nomenclatura y estructuras de datos coherentes en todas las hojas de cálculo.
En segundo lugar, mejorar la formación es crucial. Dotar a los usuarios del conocimiento y las habilidades para crear hojas de cálculo sólidas y precisas puede ayudarles a identificar y evitar obstáculos.
Por último, es vital promover una cultura de pensamiento crítico en torno a las hojas de cálculo. Esto significaría alentar a los usuarios a cuestionar continuamente los cálculos, validar sus fuentes de datos y verificar su trabajo.
Simón Thorne es profesor titular de informática y sistemas de información en Universidad Metropolitana de Cardiff
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